Le Shadow AI désigne ici les usages de l’IA réalisés sans être identifiés, approuvés ou suivis dans le dispositif de l’entreprise. Le besoin est de comprendre les tâches et les outils concernés, puis de définir des règles applicables et une personne chargée de leur suivi.
Quels usages faut-il retrouver ?
Les équipes peuvent utiliser un compte individuel, une fonction IA intégrée dans un logiciel ou un service externe pour préparer leur travail. L’état des lieux s’intéresse à la tâche, aux informations transmises, au résultat utilisé et au contrôle prévu. Il ne présume pas que chaque usage non recensé est un incident.
Exemple fictif : une personne prépare des réponses clients dans un outil non référencé. L’entreprise ne sait pas quels documents sont utilisés ni qui valide les engagements. La première action consiste à comprendre ce fonctionnement, puis à convenir des sources, de l’outil et des contrôles adaptés.
Un inventaire simple à tenir à jour
| À documenter | Question à résoudre |
|---|---|
| Outil et compte | Quel service est utilisé, dans quelle configuration et par qui ? |
| Tâche | Quel travail doit être accompli et avec quel résultat ? |
| Informations | Quelles sources et catégories de données sont utilisées ? |
| Sortie et action | Le résultat reste-t-il interne, est-il envoyé ou déclenche-t-il une action ? |
| Contrôle | Qui vérifie quoi avant utilisation et avec quelle référence ? |
| Décision | Faut-il conserver, adapter, remplacer ou interrompre cet usage ? |
| Responsable | Qui tient la décision et les règles à jour ? |
Que vérifier pour la confidentialité ?
La possibilité d’utiliser une information dépend du service, du compte, de la configuration et du cadre convenu. Vérifiez les conditions de traitement réellement applicables avec les personnes habilitées avant de transmettre des documents sensibles. Le nom d’un outil ne suffit pas à conclure sur tous ses usages.
La page ne compare pas les garanties actuelles des fournisseurs. Une telle comparaison doit être datée et fondée sur leurs conditions vérifiées.
Passer de l’inventaire à des règles utiles
Définissez les outils retenus pour les tâches concernées, les conditions d’accès, les validations et le canal de questions. La charte formalise ces décisions. Un responsable suit les demandes et les changements afin d’éviter qu’un état des lieux ponctuel devienne rapidement obsolète.
Faire le point sur les usages
Vous souhaitez comprendre quels outils vos équipes utilisent déjà et où commencer à les encadrer ? Préparons un état des lieux de vos usages lors d’un premier échange gratuit, sans engagement.